機(jī)密文件的清退和銷毀是機(jī)密文件管理的重要組成部分。 根據(jù)當(dāng)前的保密法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，根據(jù)簽發(fā)機(jī)構(gòu)的不同級(jí)別和文檔的安全級(jí)別，該機(jī)構(gòu)可以采用兩種處理方式來(lái)接收和銷毀機(jī)密文檔。
一、文件的清退方式
中國(guó)共產(chǎn)黨中央秘密保護(hù)委員會(huì)辦公室和國(guó)家秘密局關(guān)于國(guó)家秘密承運(yùn)人的機(jī)密管理的規(guī)定第29條規(guī)定：應(yīng)當(dāng)按規(guī)定清理的承運(yùn)人應(yīng)及時(shí)清理退回，不得自行銷毀。 根據(jù)有關(guān)文件管理規(guī)定，部分發(fā)行機(jī)構(gòu)的一些上級(jí)，秘密文件定期由有關(guān)部門(mén)清理清理，統(tǒng)一銷毀。
例如，對(duì)于清除中央文件的程序和要求有明確的規(guī)定。 關(guān)于其他文件，如果發(fā)證機(jī)關(guān)有移走要求，也應(yīng)按要求移走，未經(jīng)授權(quán)不得加工或銷毀。 組織文件清除和銷毀的部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立健全文件清除和銷毀制度，并定期進(jìn)行文件清除和銷毀。 應(yīng)及時(shí)徹底地清除機(jī)密文件和材料，并嚴(yán)格遵守程序。
二、銷毀文件
除了需要按照相關(guān)文件管理規(guī)定進(jìn)行清理和歸還的文件外，政府機(jī)構(gòu)可以根據(jù)銷毀文件的相關(guān)要求銷毀收到的機(jī)密文件與秘密有關(guān)的載體。 銷毀機(jī)密文件材料需要注意哪些要點(diǎn)？
1.需要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)
銷毀機(jī)密文件和材料應(yīng)由該機(jī)構(gòu)和單位的主管領(lǐng)導(dǎo)審核并批準(zhǔn)，嚴(yán)禁個(gè)人私下銷毀與秘密有關(guān)的文件資料。
2.完整程序
銷毀機(jī)密文件和材料應(yīng)經(jīng)過(guò)清單和注冊(cè)程序。
3.場(chǎng)地合格
銷毀工作應(yīng)在保密部門(mén)指定的銷毀單位內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁將機(jī)密文件和材料流入二手貨中市場(chǎng)，可再生資源分銷市場(chǎng)和其他地方。
4.保留記錄
機(jī)密文件和材料的分發(fā)，接收，使用，歸還和銷毀的原始記錄應(yīng)保存很長(zhǎng)時(shí)間以備將來(lái)參考，并且不得與其他文件一起銷毀分類文件和材料。
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